Al posto di Microsoft 365

Di Davide Gargantini · 31 ottobre 2026

In molte piccole imprese Microsoft 365 non è stato scelto: c’era già. Office preinstallato sul computer nuovo, la posta configurata dal tecnico, Teams arrivato durante il lockdown e mai più andato via. Un abbonamento per persona, rinnovato ogni anno, che tiene insieme quasi tutto il lavoro dell’ufficio.

Per tredici anni ho lavorato dall’altra parte, come partner OEM di Microsoft: so quanto è comodo questo pacchetto, e so anche quanto è costruito per non essere smontato.

Cosa c’è nel pacchetto

Microsoft 365, nei piani per le aziende, mette insieme pezzi molto diversi:

• la posta: Outlook e il server di posta di Microsoft (Exchange);
• i programmi d’ufficio: Word, Excel, PowerPoint, sul computer e nel browser;
• i file: OneDrive per le persone, SharePoint per le cartelle condivise;
• la chat e le videochiamate: Teams;
• l’account: lo stesso nome utente e la stessa password aprono tutto il resto, spesso anche il computer.

È il punto di forza del pacchetto, ed è anche il motivo per cui è difficile uscirne: ogni pezzo tiene fermi gli altri.

Cosa paghi davvero

Tutto, anche quello che non usi

Il canone è per persona e comprende tutto il pacchetto. Nella pratica, in molti uffici si usano davvero Outlook, Word ed Excel; OneDrive serve “perché c’è”, Teams qualche volta. Si paga lo stesso tutto.

Il prezzo lo decide Microsoft

Dal 1° luglio 2026 Microsoft ha alzato i prezzi dei piani più usati dalle piccole imprese: a listino, Business Basic è passato da 6 a 7 dollari al mese per persona, Business Standard da 12,50 a 14. I prezzi in euro variano, ma l’aumento è di quell’ordine: tra il 12 e il 17%. Chi era già cliente lo paga dal primo rinnovo dopo quella data. Era già successo nel 2022.

Ogni aumento arriva insieme a funzioni nuove. Alcune sono utili, altre no, ma non si sceglie: si pagano tutte.

Il pacchetto lo decide Microsoft, a volte l’Europa

Per anni Teams è stato incluso d’ufficio in Microsoft 365. Dopo una denuncia per concorrenza sleale e l’indagine della Commissione europea, Microsoft ha cominciato a vendere in Europa anche versioni del pacchetto senza Teams, a un prezzo più basso, e nel 2025 si è impegnata ad aumentare la differenza di prezzo per chiudere l’indagine senza multa. È un buon esempio di come funziona: cosa c’è dentro il pacchetto non lo decide chi lo usa.

Il vincolo vero non è Word

Chi pensa a uscire da Microsoft pensa a Word ed Excel. Ma i programmi d’ufficio sono la parte più facile da sostituire. Il vincolo vero sta nelle cose che li tengono insieme:

• la posta su Exchange, con calendari condivisi, sale riunioni e regole costruite negli anni;
• le cartelle su SharePoint, con permessi stratificati che nessuno ricorda più;
• la storia delle chat su Teams, che non si esporta in modo comodo;
• l’account aziendale usato per entrare nei computer e in altri servizi (“Accedi con Microsoft”);
• i file scambiati con l’esterno: il commercialista, i fornitori, i clienti si aspettano un file Excel che si apra senza sorprese.

Per questo l’uscita da Microsoft 365 va pensata pezzo per pezzo, non tutta in una volta.

Pezzo per pezzo

Al posto di Word, Excel e PowerPoint

• LibreOffice: la suite open source più diffusa, gratuita, sviluppata da una fondazione con sede in Germania. Apre e salva i file di Office (.docx, .xlsx, .pptx). L’interfaccia è diversa da quella di Office, e all’inizio qualcuno si spaesa.
• OnlyOffice: gratuito sul computer, con un’interfaccia molto simile a quella di Office e i formati di Office come formato principale. È spesso la scelta più indolore per chi viene da Word ed Excel.
• Collabora Online: LibreOffice nel browser, collegato a Nextcloud, per scrivere in più persone sullo stesso documento come in Office online.

Per lettere, contratti, preventivi, presentazioni e fogli di calcolo normali, funzionano tutte bene. Il punto delicato è uno solo.

Il nodo Excel

Excel è il pezzo dove le migrazioni si inceppano, e conviene dirlo prima:

• le macro: i fogli con automatismi scritti in VBA, il linguaggio di Excel, funzionano solo in parte nelle alternative;
• le funzioni avanzate: strumenti come Power Query o certi collegamenti a dati esterni non hanno un equivalente diretto;
• i file che arrivano da fuori: un modello del commercialista o di un ente, pieno di formule e formattazioni, a volte si apre con qualche differenza.

La soluzione onesta, quasi sempre, è mista: tutti passano alle alternative, e chi lavora davvero con fogli complessi tiene Excel. Per quelle persone c’è anche una strada senza abbonamento: Office in licenza perpetua (l’ultima versione è Office 2024), che si paga una volta e resta tua.

La scala

Gradino 1: paga solo quello che usi

Prima ancora di cambiare qualcosa, guarda le licenze. Spesso chi usa solo posta e documenti nel browser ha un piano più caro del necessario, e ci sono licenze intestate a persone che non lavorano più con te. Ridimensionare i piani e valutare le versioni senza Teams è il passo che fa risparmiare subito, senza toccare le abitudini di nessuno.

Per chi: tutti, al prossimo rinnovo.

Il limite: riduci il conto, non la dipendenza.

Gradino 2: smonta il pacchetto

Sposta un pezzo alla volta verso servizi europei e aperti: prima la posta, poi i file, poi la chat. Sui computer LibreOffice o OnlyOffice, con qualche licenza di Office per chi ne ha davvero bisogno. È il percorso descritto nelle pagine Alternative, applicato a Microsoft.

Per chi: piccole imprese e studi che vogliono uscire, ma senza fermare il lavoro.

Il prezzo: qualche mese di transizione e un po’ di formazione.

Gradino 3: tutto su un’infrastruttura tua

Nextcloud con Collabora o OnlyOffice per file e documenti, posta da un fornitore europeo, chat su Matrix, tutto seguito da un tecnico di fiducia. È l’equivalente di Microsoft 365, con i pezzi che puoi cambiare uno per uno.

Per chi: chi ha già un tecnico che segue un server, o vuole averlo.

Come si esce, senza fermare il lavoro

1. Fai l’inventario delle licenze: quante sono, di che piano, chi le usa davvero, quando scadono. Gli abbonamenti annuali in genere non si disdicono a metà: la data di rinnovo è la data a cui puntare.
2. Controlla il dominio: deve essere registrato a nome tuo e non solo dentro Microsoft. Senza il controllo del dominio non si sposta la posta.
3. Comincia dalla posta, che è il pezzo più importante e il più collaudato da migrare: lo racconta la pagina Al posto di Gmail e Outlook.
4. Poi i file: scarica OneDrive e SharePoint, ricostruisci le cartelle condivise e, già che ci sei, i permessi. È l’occasione per fare ordine.
5. Chat e riunioni per ultime: sono le abitudini più radicate. Esporta quello che serve davvero delle conversazioni su Teams prima che scada l’abbonamento.
6. Prepara l’accesso ai computer: se i PC entrano con l’account Microsoft aziendale, prevedi un nuovo modo di accesso prima di chiudere l’abbonamento.
7. Forma le persone, con un’ora per tipo di strumento. È il passaggio che fa la differenza tra una migrazione accettata e una subita.

E Windows?

Questa pagina parla dell’abbonamento, non del sistema operativo. Passare da Windows a Linux sui computer dell’ufficio è un passo diverso e più grande, che ha senso per alcune postazioni e non per altre. Ma vale la pena tenerlo a mente: con la fine del supporto a Windows 10, nell’ottobre 2025, molti computer perfettamente funzionanti sono stati sostituiti solo perché non potevano passare a Windows 11. Anche questa è una dipendenza.

Cosa si perde, e cosa si guadagna

Si perde la comodità di un fornitore unico con un’unica fattura, un po’ di compatibilità perfetta con i file Office più complessi, e l’abitudine di trovare tutto nello stesso posto.

Si guadagna un conto che non cresce a ogni decisione di Microsoft, pezzi che si possono cambiare uno alla volta, e la libertà di tenere Excel solo per chi ne ha davvero bisogno. Il confronto con i numeri lo trovi in Quanto costa scendere dal cloud.

Da dove partirei

Al prossimo rinnovo, dal gradino 1: rivedi le licenze, togli quelle inutili, scegli il piano giusto per ogni persona. Poi la posta, che è il pezzo che lega di più. Word ed Excel vengono per ultimi, e per qualcuno possono anche restare: l’obiettivo non è eliminare Microsoft, è smettere di dipendere solo da Microsoft.