Al posto di Google Drive

In Drive finisce tutto: pratiche, contratti, fatture, documenti dei clienti. È anche il servizio da cui si esce più facilmente, se si sa cosa si sta spostando. Quello che segue vale allo stesso modo per OneDrive e Dropbox.

Prima di scegliere: Drive sono due cose

Quando si dice “usiamo Drive” si intendono di solito due servizi diversi.

1. Un archivio sincronizzato: cartelle che vedi uguali sul PC, sul telefono e nel browser, con la possibilità di mandare un link a un cliente. Questa parte ha molte alternative mature.
2. Un ufficio nel browser: Documenti e Fogli di Google, dove più persone scrivono sullo stesso file nello stesso momento. È la parte a cui ci si abitua di più, e quella che va pensata con più attenzione.

Tenerle separate evita la delusione più comune: si prova un’alternativa, non si trova un clone di Fogli e si conclude che “non funziona”. Spesso l’archivio si sostituisce in un pomeriggio, e l’ufficio nel browser si affronta dopo, con calma.

La scala delle alternative

Dalla più semplice alla più indipendente. Ogni gradino in più costa un po’ di lavoro e restituisce un po’ di controllo.

Gradino 1: lo stesso servizio, da un fornitore europeo

Funziona come Drive: ti iscrivi, installi l’app, carichi i file. Nessuna manutenzione. Cambiano il fornitore, le leggi che deve rispettare e, in genere, quanto si interessa ai tuoi dati.

• Proton Drive: svizzero, con i file cifrati in modo che nemmeno il fornitore possa leggerli.
• kDrive di Infomaniak: svizzero, con la modifica dei documenti Office nel browser.
• pCloud: svizzero. Al momento dell’iscrizione si sceglie dove tenere i dati: va scelta l’Europa.

Per chi: chi vuole cambiare fornitore senza cambiare abitudini.

Il limite: è sempre un servizio chiuso di un’azienda sola. Esci da un fornitore americano, ma resti cliente di qualcuno, alle sue condizioni.

Gradino 2: Nextcloud, gestito da altri

Nextcloud è il software open source più diffuso per fare quello che fa Drive: archivio sincronizzato, link condivisi, calendario, contatti. Essendo aperto, lo offrono molti fornitori, e lo può installare chiunque.

• Pronto da un fornitore: per esempio Hetzner Storage Share, in Germania. Paghi un canone, come per Drive.
• Installato da un tecnico di fiducia, su un server europeo, con backup e aggiornamenti compresi.

Per chi: studi da due a venti persone che vogliono uscire dal recinto senza occuparsi di server.

Il vantaggio vero: se il fornitore non ti va più bene, porti tutto su un altro Nextcloud. Stesso programma, stesse app, stesse abitudini. È la differenza tra cambiare casa e cambiare quartiere.

Gradino 3: in casa

Lo stesso Nextcloud, oppure un’alternativa, su una macchina tua: un NAS in ufficio o un server che controlli.

• Nextcloud su un NAS o un piccolo server.
• Seafile: più leggero e molto veloce a sincronizzare, con meno funzioni attorno.
• Syncthing: tiene sincronizzate le cartelle tra i computer, senza nessun server in mezzo. Ottimo per un professionista che lavora da solo su più dispositivi, non adatto se devi mandare link ai clienti.

Per chi: chi ha in casa, o a contratto, qualcuno che se ne occupa.

Il prezzo: aggiornamenti, backup e un piano per quando la macchina si rompe. Un server in ufficio senza backup fuori sede è più fragile di Drive, non meno.

In sintesi

I prezzi cambiano spesso, per questo restano indicativi: l’ordine di grandezza conta più della cifra.

L’ufficio nel browser

Se in studio si lavora davvero in più persone sullo stesso foglio, serve un editor online. Le due opzioni open source più usate sono Collabora Online (basato su LibreOffice) e OnlyOffice. Entrambe si collegano a Nextcloud e lavorano su normali file Word, Excel e PowerPoint.

È un punto a favore che si nota col tempo: i file restano in un formato che qualunque programma apre, e non in un formato che esiste solo dentro un servizio. Il prezzo è un’interfaccia meno rifinita di quella di Google, e qualche abitudine da cambiare.

Se invece i documenti li scrive una persona sola e poi li manda, l’editor online non serve: basta il programma che hai già sul computer e un archivio sincronizzato.

Come si esce da Drive

1. Fai l’inventario: quanto spazio occupi, chi ha accesso a cosa, quali cartelle sono condivise con clienti o collaboratori.
2. Esporta: con Google Takeout per un account personale. Per un account aziendale Google Workspace, l’amministratore ha uno strumento di esportazione per tutta l’organizzazione.
3. Converti i file Google: Documenti, Fogli e Presentazioni non sono file veri, vivono solo dentro Google. In esportazione diventano file Word, Excel e PowerPoint: aprine qualcuno dei più complessi per controllare che formule e impaginazione abbiano retto.
4. Attenzione ai file condivisi con te: appartengono a chi li ha creati, e non sempre seguono te nell’esportazione. Se ti servono, fattene una copia prima.
5. Tieni Drive in sola lettura per un po’: un mese di sovrapposizione evita di scoprire troppo tardi la cartella dimenticata.

Cosa si perde, e cosa si guadagna

Si perde: la cronologia delle versioni e i commenti possono non seguire i file, va verificato su un campione. Si perde anche l’integrazione automatica con il resto di Google, e quell’abitudine a trovare tutto in un posto solo.

Si guadagna: file in formati aperti, un fornitore che si può cambiare, dati sotto leggi europee. E la risposta alla domanda della pagina Se domani ti chiudono l’account smette di essere “tutto”.

Da dove partirei

Per uno studio tipico partirei dal gradino 2: Nextcloud gestito da un fornitore europeo o da un tecnico di fiducia. Lascia fuori dall’ufficio la manutenzione, ma ti rende libero di cambiare fornitore senza ricominciare da capo. Per un professionista da solo che non ha bisogno di modificare documenti in più persone, il gradino 1 è già un ottimo passo, e si fa in una giornata.