Al posto di Gmail e Outlook

La posta è il servizio più importante di uno studio: è da lì che arrivano i clienti, le scadenze, le comunicazioni con banche e uffici. Proprio per questo, qui il consiglio è diverso da quello per gli altri servizi.

Prima di tutto: l’indirizzo è tuo?

La posta è due cose: l’indirizzo che dai ai clienti e la casella dove leggi i messaggi. Il vincolo vero sta nella prima.

Se il tuo indirizzo è [email protected], appartiene a Google. Puoi cambiare tutto il resto, ma per cambiare fornitore devi cambiare indirizzo, e avvisare clienti, fornitori, banca, commercialista, enti. È un lavoro che nessuno vuole fare, e per questo si resta.

Se invece l’indirizzo è [email protected], il dominio è tuo e il fornitore è solo chi custodisce la casella. Cambiarlo diventa una modifica a pochi record DNS, e chi ti scrive non se ne accorge nemmeno.

Il primo passo, quindi, non è scegliere un’alternativa a Gmail: è avere un dominio tuo. Un consiglio in più: registralo presso un fornitore diverso da quello della posta. Se dominio e caselle stanno nello stesso pacchetto, uscire dall’uno vuol dire trattare anche sull’altro.

La scala, questa volta corta

Per gli altri servizi la scala ha tre gradini. Per la posta, il consiglio è fermarsi al primo. Il gradino di mezzo, software aperto gestito da altri, qui coincide quasi con il primo: mailbox.org, per esempio, è già costruito su software open source.

Gradino 1: un fornitore europeo, con il tuo dominio

Funziona come Gmail o Outlook: caselle, app per il telefono, accesso dal browser. Cambiano il fornitore e le leggi a cui risponde.

• Infomaniak: svizzero, con calendario e contatti. Funziona con qualunque programma di posta.
• mailbox.org: tedesco, costruito su software open source, con calendario, contatti e un piccolo ufficio online.
• Proton Mail: svizzero, con la posta cifrata in modo che nemmeno il fornitore possa leggerla.
• Tuta: tedesco, anche lui con la posta cifrata.
• Anche i fornitori italiani e francesi che probabilmente già conosci (Aruba, Register.it, OVH) offrono caselle sul tuo dominio, con assistenza in italiano.

Una cosa da sapere su Proton e Tuta: la cifratura ha un prezzo in comodità. Per usare Proton con Outlook o Thunderbird sul computer serve un programma ponte (Proton Mail Bridge, nei piani a pagamento); Tuta si usa solo con le sue app. Se in studio tutti lavorano con Outlook, meglio un fornitore che parli i protocolli standard (IMAP e SMTP) senza intermediari.

Per chi: praticamente tutti. È il gradino giusto per la quasi totalità degli studi e delle piccole imprese.

Gradino 3: in casa, e perché di solito non conviene

Esistono ottimi programmi per gestire la posta su un server proprio: mailcow, Stalwart, Mail-in-a-Box. Installarli non è difficile. Il difficile viene dopo.

• Farsi recapitare la posta. Gmail, Outlook e gli altri grandi decidono se un messaggio è spam anche in base alla reputazione del server che lo manda. Un server nuovo e piccolo parte con una reputazione nulla, e i tuoi preventivi rischiano di finire nello spam del cliente senza che nessuno se ne accorga. Dal 2024 Gmail e Yahoo sono ancora più severi con chi non è configurato alla perfezione.
• Restare acceso. Se il server si ferma per un giorno, i messaggi in arrivo tornano indietro o si perdono. Una connessione di casa o d’ufficio spesso non basta, e molti fornitori di connettività bloccano proprio le porte della posta.
• Difendersi. Un server di posta su internet riceve tentativi di accesso e spam tutto il giorno. Filtri, aggiornamenti e controlli sono un lavoro continuo.

Per chi: chi lo fa per mestiere o per passione, e accetta che un errore costi messaggi persi. Per uno studio, il rapporto tra lavoro e beneficio non regge. È esattamente il caso descritto in Quando il cloud ha senso: un servizio che conviene comprare.

In sintesi

“Programmi standard” vuol dire poter usare Outlook, Thunderbird o l’app di posta del telefono, e soprattutto poter copiare tutta la posta altrove quando decidi di cambiare.

E la PEC?

La PEC è un servizio diverso, regolato dalla legge e offerto solo da gestori accreditati. Non ha un’alternativa da gestire in proprio e non va spostata insieme alla posta ordinaria. Vale la regola di Quando il cloud ha senso: tienila dove sta, e controlla di poter esportare i messaggi.

Come si esce da Gmail o Outlook

1. Dominio: se non ce l’hai, registralo. Se ce l’hai, controlla chi lo gestisce e di avere le credenziali per modificarne i record DNS.
2. Caselle: crea sul nuovo fornitore le stesse caselle che usi oggi, con gli stessi indirizzi.
3. Copia la posta vecchia: molti fornitori hanno uno strumento di importazione da Gmail e Outlook. Altrimenti un tecnico copia tutto da casella a casella, per esempio con imapsync.
4. Sposta il recapito: cambia i record MX del dominio e aggiungi quelli che certificano chi può spedire per te (SPF, DKIM, DMARC). Il nuovo fornitore ti dice esattamente quali. Per qualche ora la posta può arrivare in entrambi i posti: tieni attive le due caselle per qualche giorno.
5. Calendario e contatti: esportali (file .ics e .vcf) e importali nel nuovo servizio.
6. Se usavi un indirizzo @gmail.com: lascia un inoltro automatico verso il nuovo indirizzo e una risposta automatica che lo comunica, per almeno qualche mese. Intanto aggiorna l’indirizzo dove conta: banca, enti, fornitori, sito, carta intestata.

Cosa si perde, e cosa si guadagna

Si perde: la ricerca di Gmail, che è davvero ottima, e l’integrazione con il resto di Google o Microsoft. Le etichette di Gmail diventano cartelle, e un messaggio con più etichette può comparire in più cartelle: dopo l’importazione serve un po’ di ordine.

Si guadagna: un indirizzo che resta tuo qualunque cosa succeda, un fornitore che si cambia in un pomeriggio, la posta dei tuoi clienti sotto leggi europee. E la domanda della pagina Se domani ti chiudono l’account perde gran parte del suo peso: se il fornitore sparisce, ne scegli un altro e il tuo indirizzo continua a funzionare.

Da dove partirei

Dominio tuo, presso un registrar separato, e caselle da un fornitore europeo che usi i protocolli standard. È il passo con il miglior rapporto tra fatica e risultato di tutto questo sito: si fa in un giorno, non richiede manutenzione e toglie di mezzo il vincolo più forte. Il server in casa lascialo a chi lo fa per mestiere.